レスポンスの速さ

「５％社員」の行動の特徴は、反応が早いことです。

　社内外から送られてくるメールやチャットに、素早く反応します。相手を待たせれば待たせるほど、その仕事の進捗は遅くなります。また、相手を待たせると、その分、相手の返信も遅くなります。

　読者の皆さんも経験があると思いますが、金曜日の夜、「あと１本相手からの電話やメールがくれば仕事が終わるのに、なかなかそのメールがこない」という状況を思い浮かべてみてください。「あいつ、何やってんだ！」と苛立つでしょうが、そういった原因の６割がこちらの返信・反応が遅かったことに起因しています。

　相手からの依頼や確認に即応していれば、それだけ仕事の進むスピードが速くなり、効率化が進むのです。

「５％社員」は即応を実践するために、メールの送り方も工夫をしていました。

　特に注目すべきは、メールの文字数です。私たちが調査した結果では、「５％社員」が送るメールは極めてシンプルなものでした。

　これはＡＩを使って行った分析でも明らかになっているのですが、実際、メールの本文が１０５文字を越えると一気に閲覧率（相手に読まれる可能性）が下がります。

　とりわけ役職が上の人ほど、丁寧さよりも要件が明瞭に伝わるコンパクトさを重視することもわかっています。いかに、少ない労力で相手を確実に動かすか。

「暑い日が続いておりますが」や、「先日の会合では大変いい時間を過ごすことができました」という表現は、「５％社員」のメールにはほとんどみられません。

　社内メールなら、「お疲れ様です」のひと言もありません。

　また、「即メール返信」は、グローバルエリートも実践しています。

　世界中のエリートたちはいくらスケジュールがぎっしりでもメールの返信がとにかく速いのです。グローバル機関投資家で、これまで投資銀行やコンサルティングファームなどを渡り歩いてきたムーギー・キム氏も、多忙を極める著名経営者や国会議員、そして仕事のできるビジネスパーソンの多くが「メールは即リプライを実践している」と言っています。

　ここまで簡略化されると、「ドライだ」「失礼だ」という人もいるかもしれませんが、実は、「そう思われないこと」にこそ、彼ら「５％社員」の秘訣があります。

　彼らは日ごろから、重要なメールを送る相手（上司や取引先）と密なコミュニケーションを取っており、メールに「お疲れ様です」のひと言がないぐらいでは、どうこう言われるような関係ではないのです。

「５％社員」のメールは非常にコンパクトでありながら、受け取る側に冷たい印象を与えません。メールの文章が短いということは、打つ時間も短くてすむため、他の仕事に時間を充てられています。

　相手からの反応も早いので、すべての仕事を迅速に回すことができるのです。

待たせない

「５％社員」の行動を分析すると、よく口にする言葉が２つありました。いわば、仕事を効率的に進める「魔法の言葉」です。

　それは、「今いいですか？」と「それはできません」です。とてもシンプルな言葉ですが、この言葉が言えるか言えないかが、「仕事ができる／できない」の大きな分かれ目だったのです。

　仕事の効率があまりよくない人は、「こういう話をしたいんですが、来週の木曜日に、60分時間をくださいませんか」と、長文のメールでお願いをしがちです。

　相談相手のその時間が空いているかどうかもわからないのに、これでは調整に時間を要しますし、何より、本当は60分も必要ないかもしれないのに、時間を取ってもらったという気持ちから、60分フルで時間を費やしてしまう。

「５％社員」は、相手の時間も気にするので、誰かに相談するときには、「今いいですか？」と尋ねて、相手が応じてくれたら、その限られた時間で目的を達成しようとするので、話は要点だけになり、お互いに気持ちがいいのです。

　もう１つの「それはできません」も非常に重要です。

　仕事ができるがゆえに、「５％社員」には、多くの仕事や相談が降ってきます。これをすべて受けていては、自分が本当にやるべきことに費やす時間が少なくなります。

　自分が何をやるべきで、何をやるべきでないかを明確にして、「できないことはできない」と断ってしまう。それが自然にできていました。

　今後、職場にＡＩが浸透してくると、人間が何をやり、やらないかを決めることが求められると思うのですが、そんな中で彼らの「やらないこと」を決断する能力は、ものすごく重要なのです。ここは、大いに参考にすべきところです。

　メールにすぐ返信するということは、自分にとっても相手にとっても仕事のスピードをアップさせます。メールをすぐに返せば、仕事ができる印象を相手に与えることもできます。

「５％社員」はトラブル対応も迅速です。

　トラブル対応は初動が重要なので、すぐに上司に報告して対処方法を相談します。

　報告もトラブル対応も時間が経てばたつほど、後で時間を奪われることを「５％社員」は理解しているのです。