トップ5%の人の習慣

　仕事をこなすことを目指してはいけません。

　いくら資料作成が得意で１時間に何10枚も資料が作れても、それが使われなければ意味がありません。

「95％」の一般社員の中には、仕事をたくさんこなすことを「効率がいい」と勘違いしている人がいます。

　本質を理解している「５％社員」は、「必要な仕事を短い時間で終わらせたら効率がいい」と捉えています。緊急度の高い仕事ばかりこなしていると、この違いに気づきにくくなりますので、仕事を引き受ける前に「そもそもこの仕事は必要か」を自問する行動をとっています。

　緊急度だけを基準に仕事に取り組むと、「緊急度は低いけど、重要度が高い仕事」を放置することになってしまいます。

　現在の無駄な時間を圧縮し、未来に必要になることに投資することが変化への対応力を高めます。

　この時間の再配置は、中長期的な成長や改善に欠かせないのですが、今日やらなくても死なないので、置き去りになってしまいがちです。

　しかし、重要度が高いことですから、放っておくと徐々に自分を苦しい状況に追い詰めます。納期が先だからといって放置して、納期ぎりぎりになって徹夜して作業を完了させようとするとミスが多く、アウトプットの質も落ちるので、結果として良い成果は残せません。

　目の前の緊急度に負けることなく、しっかりとチェックポイントを設けて、重要な仕事に取り組んでいるかどうかを確認しないといけません。

「５％社員」は、重要な仕事を終わらせるためにいつまでに何をしてなくてはいけないかを逆算してスケジュールを決めます。週に15分は進捗を確認するチェックポイントを設けて、「順調な状態」を維持させていくのです。

「５％社員」が設けているチェックポイントによって、緊急度が高くても重要度が低いことをやめることができます。

　例えば、設計図面をついつい凝ってしまい、クライアントの期待から逸れた緻密な図面を長時間かけて制作してしまうケースです。上司に気に入られようときれいすぎる資料を休日に作成するのもこの類です。

「５％社員」のように目的を常に意識して、正しい手段を選択して最小限の時間を投じないといけません。

　思い違いや自己満足をやめるために、目的と進捗を確認する時間を取ることが大切です。「５％社員」は作業中、１時間に１回以上の休憩・進捗確認をしています。

　定型作業にかける時間を短縮すると、時間を確保できます。しかし、「ただ時間を削減する」と考えるとモチベーションが下がってしまいます。

　そこで、「未来のために時間を作り出す」というポジティブな心構えが必要です。

　約２万２０００人のビジネスパーソンに対するアンケートで、「前向きな気持ちだと作業効率が高い」と回答した人は71％もいました。

　仕事の処理スピードを上げるには、手順を見直したり、スキルを向上させたり、ＩＴを活用したりします。現在、何に時間を割いているかを分析することも必要です。無駄が見えなければ、それをなくそうと思わないからです。

　95％の一般社員が時間を無駄に使いやすいのは、時間に余裕がある時です。

　余裕がある時ほど時間を無駄遣いし、納期が近づき追い詰められると時間を効率的に使います。このように「緊急度に弱い」ことを理解して、余裕のある時ほど、意図的に振り返りの時間に当てる習慣を身に付けましょう。２回、３回意識して振り返りタイムを確保したら、そのあとは自然と振り返るようになります。

「５％社員」の特筆すべき点は、上司やチームメンバー、顧客への連絡の迅速さです。

　小さなことでも、すぐに報告の連絡をして、自分の中で閉じることをしません。

　95％の一般社員は、自分でも気づかないうちに連絡をするのを忘れていたり、遅れてしまったりします。

「５％社員」は、報連相（報告・連絡・相談）を怠ることはありません。

　また、相手が連絡した際にもレスポンスが早く返ってくるケースが多いです。

「５％社員」は周囲から「あの人は実は複数いるのではないか」と噂されるほど、反応が早くそしてマルチタスクでこなしていきます。

　返信が早いと、相手は待ち時間がなくなり、とてもスムーズに仕事を進めることができます。

　反対に、返信が遅い人はそのせいで相手をイライラさせてしまう可能性があります。

　スマートフォンが普及して、いつでもどこでも連絡が取れるようになってしまった現代だからこそ、返信の速さというのは重要視されてしまいます。

　夜遅いのに早く返答する必要はありません。業務時間中にビジネスチャットを使いこなし短いメッセージで用件を済ましたほうが、相手の生産性も上がるのです。