問題6-10は次の社内連絡票とメールに関するものです。
文書１
あて先：従業員各位 /
再度お知らせします / 半年に一度の全社総会が間もなく行われます / 本社ビルのカフェテリアで / ６月１日の午後２時に。// パートタイムのスタッフを含む全従業員が / 出席することになっています。// これまでの総会とは違い / そこ（これまでの総会）では出席を勧められるだけだったのですが /（今回は）出席が必須となります / そして例外が認められるのは書面による承認がある場合だけです / 直属の上司またはそれ以外のしかるべき上級の同僚からの。// 年に２度の総会への出席義務を課すことにしたのは / 確実にするためです / それら（総会）が可能な限りの生産性と情報伝達力を発揮するように。// 積極的なご参加をよろしくお願いします。//
Connie Peters // 半期総会計画特別委員会 // 人事部
文書２
送信者：Ralph Anderson <randerson@winstwood.com> //
あて先：Connie Peters <conniepeters@winstwood.com> //
件名：連絡票草稿 //
総会に関する社内連絡票の草稿を送ってくれてありがとう / 配布しようとする前に。// 全体的によく書けた社内連絡票です。// しかし、少々提案があります。// ACC の連絡票を書いてきた５年の間に / 私は学びました / 「General Meeting」と「main office」という言葉は書き換えた方がいいと / もっと好まれる「All-Company Conference（ACC）」（全社総会）と「corporate headquarters」（本社）という言葉に。// これは理屈で説明のつくものではありません。// 単なる企業文化の問題だと思います。// それから、場所と時間はそんなに詳しく書く必要はありません。// その情報には変更があるかもしれません。// 日付だけを書きましょう / そして、予定の詳細に関する要望に応じられるようにしておきましょう / 後で受けることになるかもしれません。// このメールと一緒に / あなたの草稿のコピーを添付します / その中で、変えたほうがいいと思われる個所に下線を引きました。// この小さな修正を加えたら / どうぞ配布してください。//
よろしく//
Ralph A. //
6. 連絡票とメールの主な話題は何か。
(A) 来るべき、全社員向けに準備された会議
(B) Connie Peters の新しい職務への任命
(C) Ralph Anderson が書く予定の今後の報告書
(D) 社員同士の、管理職に関する討論
解説 設問のキーワードは What、main topic、memo、e-mail。主題を問う全体情報タイプなので、一番最後に解答すると効率がいい。ただしこの２つの文書では、社員への伝達事項はすべて連絡票に書かれているので、こちらを読むだけでも解答できる。連絡票の semiannual General Meeting が forthcoming meeting、All employees including part-time staff will be expected to attend. が organized for all employees に当たる。
解答 (A)
7. 従業員が会議に参加できない場合、どんな手続きをする必要があるか。
(A) 最高経営責任者にメールを送る
(B) 追加講習に参加する
(C) 承認の書類を人事部に提出する
(D) 上司から口頭で同意をもらう
解説 キーワードは What procedure、to be followed、employees、cannot attend、meeting。連絡票の exceptions can only be made ... 以降と署名欄の Human Resources Dept. から正解がわかる。
解答 (C)
8. ACC はどのぐらいの頻度で開かれるか。
(A) １カ月に１度
(B) ３カ月に１度
(C) ６カ月に１度
(D) １年に１度
解説 キーワードは How often、ACC、take place。連絡票の semiannual General Meeting、these twice-yearly meetings と同じ意味になるのは Once every six months だ。「年に２回」を表す３つの表現を頭に入れよう。
解答 (C)
9. 連絡票の単語のいくつかに下線が引かれていたのはなぜか。
(A) 訂正すべき個所を提案するため
(B) 追加された新しい語句を示すため
(C) 企業文化に沿った単語を指摘するため
(D) 最も重要な記述を強調するため
解説 キーワードは Why、words、memo、underlined。今度はメールを参照する。最後の I am attaching a copy of your draft in which I have underlined the parts that I suggest you should change. から解答がわかる。
解答 (A)
10. Ralph Anderson は誰だと思われるか。
(A) 法律関係をチェックする企業弁護士
(B) 出版社で働く編集者
(C) 以前同じ立場を経験した同僚
(D) マーケティング戦略委員長
解説 キーワードは Who、Ralph Anderson。Ralph はメールの送信者だ。送信者とあて先のアドレスの＠以降が同じなので、社内メールだとわかる。During the five years that I was writing the ACC memos から、彼が同じ経験をもつ同僚または先輩としてアドバイスしているのは明らか。
解答 (C)
